La consultoría para la migración de sistemas ERP consiste en la implementación de un nuevo sistema sin necesidad de representar perdidas para la organización. Se aplican procesos como, la actividad de la migración de datos, en donde un equipo especializado transfiere los datos maestros y transaccionales del sistema de origen al nuevo sistema ERP.
Esta es la primera actividad al momento de implementar un ERP, por lo que es indispensable una buena ejecución para una transición suave y sin problemas. Por ello se debe considerar indispensablemente en la iniciación de la implementación. Su diseño, desarrollo y testeo se tiene que alinear con las distintas fases del proyecto.
Esta actividad va a marcar la calidad de los datos con los que trabajemos en el nuevo sistema ERP, por lo que determinará en gran medida la confianza que tengamos en la información que manejemos.
¿Por qué Cambiar de ERP?
Existen diferentes razones por los que una empresa decide que necesita un cambio de ERP. ¿Cómo sabemos que es momento de migrar? Estos pueden ser algunos de los indicadores más habituales:
- La solución que está usando la organización en este momento está obsoleta y no se adapta al hardware actual.
- El sistema ERP ya no integra correctamente la información, y no permite simplificar los procesos.
- La herramienta no tiene compatibilidad con otras aplicaciones fundamentales para el día a día; como pueden ser aplicaciones de marketing, control o productividad que la empresa necesita vincular al ERP.
- Los costes de mantener en marcha el sistema son muy elevados.
- La utilización del software resulta muy compleja y esto causa problemas en el aprendizaje y uso del mismo para los empleados.
Los Datos en el sistema de origen
Al momento de realizar la migración de datos dependerá mucho del estado de nuestro sistema de origen, en el mejor de los casos, dispondremos de un ERP, que, a pesar de no ser de lo más actualizado y optimo con sus procesos, aún nos puede ser de gran ayuda para librarnos de muchos inconvenientes, ya que disponemos de personal que lo entiende y puede aprovechar lo mejor de sí.
En el peor de los casos puede ser que nuestro sistema de origen se encuentre en su límite y que tenga pocas personas que lo entiendan.
El entorno en el que nos encontremos restringirá las posibilidades de la metodología a utilizar para la migración de datos. Si el sistema ERP de origen es todavía flexible podremos crear programas de extracción de datos para obtener un fichero con los datos a migrar. Si, por el contrario, como es habitual, no disponemos de un sistema integrado, si no de distintos sistemas (uno para ventas, otro para contabilidad, otro para almacén, etc.), deberemos reconciliarlos y generar ficheros combinando información de cada uno de ellos, lo que hará necesario la creación de una base de datos temporal.
Los datos en el nuevo sistema ERP
La situación de partida también condicionará como recopilar nuevos datos. Los datos nuevos son datos que no disponemos en ninguno de los sistemas de origen, pero que son necesarios para las nuevas funcionalidades del nuevo ERP. Un ejemplo fácil de entender sería si implementamos un módulo de gestión automática de stocks. En este caso tenemos que recopilar para cada referencia del almacén: un indicador que diga si la referencia está afectada por la gestión automática o no, cual es el stock mínimo, el punto de reaprovisionamiento y el lote de reaprovisionamiento.
Está información, que es parte de la limpieza de los datos maestros, podría recopilarse bien mediante la inclusión de nuevos campos en nuestro sistema actual, mediante la creación de un formulario en una base de datos intermedia o simplemente en un listado Excel. La primera opción necesitaría la labor de un programador y analista del sistema actual, la segunda opción podría ser llevada a cabo por el equipo técnico del proyecto y la tercera por el negocio directamente. Cada una de las opciones tiene sus ventajas e inconvenientes que deben ser evaluadas por el proyecto de implementación en función del coste, volumen de datos y complejidad de cada situación concreta.
Fases de la migración de datos en un ERP
La migración de datos entre sistemas de planificación de recursos empresariales no consiste en la simple copia de información desde un ERP de origen a otro de destino como un proyecto más para mejorar la calidad de los servicios.
Para ejecutar de manera adecuada la migración de datos de un ERP, es necesario completar un recorrido que pasa por las siguientes 5 fases: planificación, análisis, testing, migración y verificación.
| Fases de la Migración | Procedimientos |
| Planificación | • Definición de objetivos • Elección de los responsables • Evaluación de la viabilidad |
| Análisis | • Análisis de los sistemas de origen y destino y comprobación de compatibilidades • Evaluación del estado y calidad de las bases de datos • Selección de la metodología de migración |
| Testing | • Comprobación del funcionamiento de la migración a través de pruebas con pequeñas cantidades de datos |
| Migración | • Transferencia de la información, extracción desde el ERP de origen y carga en el ERP de destino |
| Verificación | • Medición de los resultados y comprobación de las nuevas bases de datos |
Cómo se realiza la migración entre ERP’s
Existen varias metodologías aplicables a la migración de datos de un sistema de gestión de origen a un ERP de destino. Algunos proveedores de ERP facilitan esta labor gracias a su compatibilidad con diferentes ficheros.
Sin embargo, por necesidades específicas de cada empresa o por la incompatibilidad entre los sistemas de gestión, se puede optar por combinar las metodologías automáticas con las manuales para asegurar el éxito de la transferencia.
Una forma de configurar la transferencia para asegurar la compatibilidad de los archivos es el mapeo. El mapeo establece una relación única entre el dato de origen y el de destino mediante fórmulas sencillas y condiciones.
Metodologías de la migración de datos
Los métodos que se enuncian a continuación están ordenados de un grado de mayor a menor automatización. Una migración puede incluso combinar metodologías en función del dato a migrar. Por ejemplo, podemos migrar los datos de los clientes de una manera totalmente automática y los contratos marco con nuestros proveedores totalmente manual. La primera decisión estaría justificada por un gran volumen de datos y reglas de mapeo sencillas, mientras que la segunda por un número muy reducido de registros y todos ellos con valores muy específicos.
Hay que considerar también las ventajas e inconvenientes de los sistemas automáticos respecto a los manuales. Los primeros requieren desarrollo, conocimiento técnico y validación, pero son más fáciles de corregir, son más rápidos y sistémicos. Los manuales son en cambio más flexibles, lo puede llevar a cabo el negocio directamente, pero son más impredecibles.
Los métodos de migración de datos expuestos a continuación suponen que el sistema de destino dispone de una funcionalidad de carga automática de datos. Los métodos son:
Crear un interfaz. Ambos sistemas se conectan directamente y cuando sea necesario se dispara el interfaz que copia los datos del sistema origen al sistema destino.
Extraer los datos automáticamente. En el sistema origen se crea un programa de extracción que genera un archivo directamente tratable por el sistema destino. Es decir, los valores del fichero son los del modelo de datos del sistema destino.
Extraer los datos y combinarlos automáticamente. Del sistema origen se generan distintos extractos que se combinan y mapean automáticamente en una base de datos intermedia, para obtener los valores del sistema de destino.
Extraer los datos automáticamente y combinarlos manualmente. Del sistema origen se generan distintos extractos que se combinan o mapean manualmente para obtener los valores del sistema de destino.
Compilar los datos manualmente. Se crea un fichero manualmente que se carga de una manera automática en el sistema de destino.Totalmente Manual. No se genera ningún fichero. Un usuario crea los registros necesarios en el sistema nuevo como haría un usuario final.
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