Una función basada en control y seguimiento
Las obligaciones del Oficial de Cumplimiento de una SOFOM están relacionadas con la operación del sistema de prevención y control de riesgos en materia de PLD/FT.
Su responsabilidad comienza con conocer cómo opera la entidad y determinar dónde pueden presentarse riesgos.
Del manual a la operación
Contar con un manual de políticas PLD/FT es importante, pero su existencia por sí sola no demuestra que los controles funcionen.
El Oficial de Cumplimiento debe dar seguimiento a que los procedimientos definidos sean aplicados y que exista evidencia suficiente de las actividades realizadas.
Esto puede involucrar:
- Identificación y conocimiento de clientes y usuarios.
- Seguimiento de operaciones.
- Gestión de alertas.
- Reportes regulatorios.
- Capacitación.
- Revisión de expedientes.
- Seguimiento de auditorías.
- Atención de requerimientos.
Comunicación con diferentes áreas
El cumplimiento no funciona de forma aislada.
El Oficial puede necesitar información de originación, cartera, operaciones, sistemas, jurídico, contabilidad y dirección para comprender determinados eventos y documentar su análisis.
Por ello, establecer canales internos de comunicación es parte importante de una estructura funcional.
Evidencia y trazabilidad
Uno de los elementos más importantes es poder demostrar qué se hizo, cuándo se hizo y cuál fue el resultado.
Un expediente correctamente organizado, una bitácora de seguimiento o un reporte documentado pueden convertirse en evidencia del funcionamiento de los controles.
La CNBV mantiene para las SOFOM ENR información específica sobre presentación de obligaciones, reportes y documentación relacionada con PLD/FT.
Trade Off ayuda a estructurar procesos que faciliten esta trazabilidad y permitan al responsable de cumplimiento trabajar con mayor orden. Organiza y fortalece las obligaciones de cumplimiento de tu SOFOM con Trade Off.
