El cumplimiento comienza con el orden
Una entidad financiera puede tener procesos correctamente diseñados, pero si la información está dispersa, los responsables no están definidos o la evidencia no se conserva adecuadamente, resulta difícil demostrar cómo se está gestionando el cumplimiento.
Por ello, orden, evidencia y seguimiento deben formar parte de una misma estructura.
Orden para saber qué debe hacerse
El primer paso es identificar las obligaciones que corresponden a la entidad.
Después, es necesario relacionarlas con responsables, periodicidades, sistemas y documentos.
Un calendario regulatorio puede ayudar a visualizar:
- Qué obligación debe cumplirse.
- Quién debe atenderla.
- Cuándo debe realizarse.
- Qué información se necesita.
- Qué evidencia debe conservarse.
Evidencia para demostrar el cumplimiento
No basta con afirmar que una actividad se realizó.
La organización debe poder demostrar qué información se utilizó, qué procedimiento se siguió y cuál fue el resultado.
Acuses, reportes, bitácoras, expedientes, revisiones y documentos pueden formar parte de esa evidencia dependiendo de la obligación.
Seguimiento para evitar que el control se pierda
Las obligaciones no permanecen estáticas.
Cambios en productos, procesos, tecnología o estructura corporativa pueden modificar las necesidades de cumplimiento.
Por ello, los controles deben revisarse periódicamente.
La CNBV señala para las SOFOM ENR distintos mecanismos de presentación y acreditación de obligaciones en materia de PLD/FT, incluyendo el uso del portal SITI PLD/FT y sus acuses como evidencia.
Una operación preparada
El objetivo del cumplimiento no debería ser preparar a la empresa únicamente cuando existe una revisión.
Una operación ordenada permite responder mejor cuando llega un requerimiento porque la información, los procesos y la evidencia ya forman parte de la actividad cotidiana.
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